CONTRALORÍA
PROPÓSITO:
Lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos materiales y financieros con que cuente la Escuela Secundaria Técnica Número 1, mediante la aplicación de sistemas de administración acordes con las políticas, normas, procedimientos y disposiciones de las autoridades correspondientes.
FUNCIONES:
- Proponer a la dirección de la escuela sugerencias sobre la utilización de los recursos materiales y financieros disponibles en el plantel.
- Informar al director y comité de padres de familia, acerca de los materiales que se requieran en el plantel y proponer la adquisición de los mismos.
- Levantar periódicamente los vales de resguardo y supervisar el inventario de los bienes muebles e inmuebles del plantel, de acuerdo con las normas específicas vigentes y con las disposiciones establecidas por la dirección de la escuela.
- Llevar el control de los fondos de la escuela y realizar las actividades referentes a la contabilidad de los recursos y materiales financieros, de acuerdo con las instrucciones de las autoridades.
- Efectuar los depósitos de la cuenta bancaria del plantel y los reportes mensuales de los ingresos propios que se entregan al I.E.E.P.O.
- Recoger en la pagaduría que corresponda los cheques del personal del plantel para efectuar el pago, así como controlar las nóminas correspondientes.
- Efectuar de manera mancomunada con el responsable del activo fijo de esta institución los trabajos de altas, bajas y transferencias de los muebles inmuebles.
- Realizar la gestoría ante el departamento de patrimonio e inventario del I.E.E.P.O. para las autorizaciones correspondientes de altas, bajas, transferencias para la actualización de la cedula censal de la escuela.
- Efectuar la compra de materiales con recursos propios del plantel, previa autorización del director de la escuela de acuerdo con las normas y disposiciones que establezcan las autoridades.
- Manejar la cuenta bancaria del plantel, en forma mancomunada con el director de la escuela.
- Vigilar el empleo y conservación de los bienes, fondos y valores que le sean encomendados para la prestación de los servicios administrativos del plantel y de los que le sean asignados para el desempeño de sus labores.
- Guardar discreción sobre los datos confidenciales que maneje.
- Mantener actualizada la documentación comprobatoria del ejercicio del presupuesto del plantel.
- Elaborar y presentar oportunamente los informes sobre la captación y el manejo de recursos materiales y financieros del plantel que le sean solicitados.
- Conservar el equipo y material que se le haya asignado para el desempeño de sus labores.
- Participar en los diferentes eventos y comisiones oficiales.
- Supervisar que las actividades del personal a mi cargo, se desarrollen oportuna y eficientemente, de acuerdo a las normas y mecanismos establecidos.
- Informar al director de la escuela sobre los resultados obtenidos en las verificaciones periódicas de los inventarios de recursos materiales y proponer las opciones de solución más convenientes para las deficiencias detectadas.
- Supervisar la organización y funcionamiento del almacén de la escuela.
- Cumplir con el horario de actividades señalado por la dirección de la escuela.
ACTIVO FIJO
PROPÓSITO:
Ser una herramienta fundamental, que permita establecer los mecanismos necesarios del registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así como su autorización correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objetivo de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo de la Escuela Secundaria Técnica Núm. 1.
FUNCIONES ACTIVO FIJO:
- Al inicio del ciclo escolar levantar y actualizar los vales de resguardo y del inventario de los bienes muebles e inmuebles del plantel, de acuerdo con las normas específicas vigentes y con las disposiciones establecidas por la dirección de la escuela.
- Efectuar de manera mancomunada con el contralor de esta institución los trabajos de actualización físico del inventario altas, bajas y transferencias de los muebles inmuebles.
- Todos los bienes muebles propiedad de la escuela, deberán ser controlados mediante un resguardo que será el documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia.
- Hacer vale de salida de activo fijo a bienes muebles que requieran reparación fuera de la institución, previa autorización por la dirección de la escuela.
- Elaborar resguardos de acuerdo a las altas de inventario de los nuevos bienes adquiridos
- Hacer la entrega-recepción de resguardos de talleres, laboratorios, aulas, áreas administrativas, etc.
- Recopilar la firma del responsable del resguardo.
- Tratar con cuidado y conservar en buen estado los bienes muebles.
- Reportar al contralor o al director de la escuela cualquier daño, robo o extravió o cualquier otro asunto relacionado.
- Solicitar las facturas del mobiliario y equipo que ingrese a la escuela por concepto de donación.
- Solicitar baja definitiva, si los bienes muebles no tienen reparación o resulten incosteables, al departamento de patrimonio e inventario del I.E.E.P.O.
- Realizar un listado con los datos de los bienes para trámite de baja y requisitar el reporte de baja de bienes, recabando firma y sello del director de la escuela.
- Atender la solicitud de las áreas correspondientes y recoger los bienes muebles para baja
- Transportar los bienes muebles autorizados para baja, al almacén general del I.E.E.P.O.
- Realizar la documentación de transferencia de bienes muebles a otro plantel, previa autorización de la dirección de la escuela.
- Apoyar al contralor para la elaboración de la documentación correspondiente para altas, bajas y transferencias de los bienes muebles.
FUNCIONES ALMACÉN:
- Aplicar las medidas de seguridad necesarias en el almacén.
- Controlar y custodiar los artículos, materiales y equipo del almacén.
- Impedir la salida de bienes materiales no amparados por la autorización de la Dirección de la Escuela.
- Efectuar la recepción de artículos y mercancías con las notas de remisión o con las facturas correspondientes, verificando las especificaciones y el estado físico.
- Surtir los artículos y mercancías solicitados y archivar los vales de salida debidamente autorizados por el director de la escuela.
- Efectuar los registros de control de entradas y salidas de artículos y mercancías.
- Ordenar y clasificar los artículos en los anaqueles o lugares dispuestos para almacenarlos.
- Mantener limpio y aseado el almacén.
- Verificar la existencia de materiales
- Registrar la salida de los artículos
- Realizar el reporte diario de los vales recibidos
- Archivar el vale de acuerdo al orden numérico consecutivo.
- Elaborar el reporte mensual de los registros
- Actualizar KARDEX de existencias reales después de inventario